文献荐读 | 利用商务便函写作提高大学生跨文化交际能力的实证研究

陪你读点好文献的商务英语研究院

2024-09-09

利用商务便函写作提高大学生跨文化交际能力的实证研究

李放¹ 刘颖勤²

作者简介：

李放，西安外国语大学高级翻译学院讲师,博士,硕士生导师,研究方向:教育技术、英语教育、翻译学。;

刘颖勤，美国卡梅隆大学传播、英语与外语系教授,博士,研究方向:跨文化交际、跨文化修辞、二语习得。;

基金资助：2019年西安外国语大学教学改革研究项目“基于虚拟仿真实验教学应用与创新的高级口译人才培养模式探索”(项目编号:19BZ01)的阶段性研究成果;

摘要：本文通过定性研究方法探讨在技术写作课堂上如何运用商务便函来提高大学生的跨文化交际能力。研究发现:1)通过阅读和反思,学生可以增加跨文化交际的意识和相关知识;2)教师利用真实情景中的商务便函写作可以有效培养学生在未来职场中的跨文化交际能力。

关键词：跨文化交际能力;商务便函;技术和商务写作;

引言

随着全球化进程对21世纪世界经济、文化、教育和传播等方面的影响力进一步扩大,学生的跨文化交际能力在技术和商务写作方面变得尤为紧迫和重要。有统计数据表明,长期在海外从事商务活动的美国人中,有一半以上由于无法适应其他文化而终止其商务活动或提前回国(Pfeiffer 1994)。同样,许多在海外的中国商人也因缺乏对当地文化和习俗的理解和尊重而造成各种商业或法律上的纠纷(王辉耀、康荣平2018)。上述情况都说明我们有必要在英语教学中增加特定交流应对跨文化交际环境中可能面对的挑战(De Voss 2002; 马鑫等2020)。因此,获得跨文化交际方面的技能对学生未来职业发展至关重要(Yu 2012)。De Voss(2002)指出,通过技术写作课堂帮助学生获得跨文化交际能力或技能是一项艰巨的任务。但当前中国的英语(技术)写作的教育和培训仍然十分有限,主要体现在有限的教学对实际工作没有切实的帮助和提高。目前国内对技术写作的研究主要集中在理论探讨(岳凌云 2006;王育烽、陈智淦 2013;李雪峰、杜志娟 2015)、课程的初步建设(冯洁、王理、姬京彤 2017;李梅 2017)、课程如何与专业结合(苗菊、高乾 2010;王传英、王丹 2011;李双燕、崔启亮 2018)等方面,但在整体上缺少从课程内容、教学目的和作业任务等方面培养和提高学生跨文化交际能力的实证研究。

本研究通过定性研究的方法,对中国某高校22名本科学生进行以跨文化商务便函(intercultural business memo)为写作主题的测评,探讨跨文化技术传播和商务交流的多元性和复杂性,提出有效解决方案,以期在进一步完善课程内容、教学目的和作业设计等方面对我国的技术写作课提供一定的参考。

跨文化交际能力

2.1

跨文化交际能力的定义

Deardorff(2006)将跨文化交际能力广义地定义为以下三个类型:1)基于自身的跨文化知识、技能和态度,在跨文化环境中可以有效和适当地交流的能力;2)适当地改变参照系(frame of reference)使得自身的行为适应不同文化背景的能力;3)能够识别受不同文化影响的行为,并可以融入到这些文化所产生的新的行为(即使对这些行为不熟悉)中的能力。而Chen & Starosta(1998)从敏感度(sensitivity)、意识(awareness)和技能(skill)三个方面来衡量跨文化交际能力。他们认为敏感性反映个体的情感能力,即人们渴望了解、欣赏和接受文化差异的程度;意识是人们对影响自己思维和行为的文化惯例的认知能力;技能相对于意识来说是一种行为能力,主要体现在跨文化互动中的交流技巧,包括行为的灵活性、互动的管理及语言和非语言技能。Chen和Starosta(1998)提出的关于跨文化交际能力的框架,“从情感能力、认知能力和行为能力去理解跨文化交际能力,有助于帮助理清对于跨文化交际能力概念的混淆”(Yu 2012:171)。结合上述学者对跨文化交际能力的定义,本文认为跨文化交际能力指自身基于跨文化交际的意识、知识和技能,能够有效和适当地在跨文化技术和商务环境中进行交流的能力。

2.2

跨文化交际能力的习得

多数学者将跨文化交际能力的研究焦点集中在课堂教学和课堂任务中。Wang(2013)通过“跨文化敏感度发展模型”(Development Model of Intercultural Sensitivity)和“跨文化发展量表”(Intercultural Development Inventory)两个理论框架来评估学生跨文化交际能力的等级。Yu(2012:172)提出了两种培养和评估学生跨文化交际能力的方法。一是通过不同类型(如表达性和自我探索性)的写作任务,帮助学生“审视并反映自己的跨文化敏感度,找寻其发展的方法或者缺乏的原因”。Yu(2012)相信写作练习可以帮助学生理解跨文化的敏感度或者提升其跨文化的意识,以及在课堂拓展跨文化交际能力。这也与Kratzke & Bertolo(2013:107)利用个人习作激发学生对其他文化的态度及应对技巧,即“学生的跨文化交际能力需要通过具有跨文化特点的教学方法来实现”的结论相一致。二是通过“关键事件/案例分析评估”(critical incident/ case study assessment) Yu(2012:173)方法,即在技术和商务写作课堂上通过使用场景或者案例提高学生思辨能力和解决特定情境下的跨文化问题的能力。

此外,通过创新的课程作业或研究项目也可以培养学生的跨文化交际能力。例如Plankenet al.(2004:312)的意识增强(awareness-raising)和产出(production)活动,前者要求学生观察外语为母语者和非母语者在商业交流的真实情景中的表现,并解释具体细节。后者要求学生完成增强外语和商务语用能力的特定活动。

以上关于跨文化交际能力习得的理论都强调通过课堂教授跨文化交际知识和采用课堂设计的跨文化交际的场景和任务来提高学生的跨文化交际能力。这些理论为本研究提供了理论基础和研究框架。而Wang(2013)和Yu(2012:173)的“关键事件/案例分析评估”方法则为本研究提供了具体的指导方向和方法。

研究设计

研究问题

本研究试图回答两个问题:1)通过一系列的关于跨文化交际的讲座、批判性阅读和反思性写作,能否提高学生的跨文化意识?2)通过创作与真实工作场合一样的商务文档(如商务便函),能否提高学生的跨文化交际能力,从而可以分析和解决真实工作场景出现的现实问题?

研究对象

研究对象为我国某高校选修“技术写作入门”的22名本科生,由美国高校提供课程和师资,通过在线方式进行学习和交流。参与研究的学生所修专业为翻译,为了保护学生隐私,所有参与者都匿名并用序号代替。

跨文化交际研究项目介绍

从2019年4月中旬至5月上旬,本研究采取为期3周的定性研究。在研究期间,学生按照以下要求阅读、思考并撰写以商务便函为基础的跨文化交际研究项目。

3.3.1 情境

你作为美国一家外贸公司的市场总监助理,该公司将(从下列选择一个项目):1)向瑞士销售激光打印机;2)向中国销售高尔夫球具;3)向德国销售笔记本电脑;4)向日本销售福特牌皮卡。

3.3.2 要求

公司今年将在选择的国家建立合资企业(joint-venture company),市场总监(marketing director) John Trevor先生要求你调研这个国家的基本情况以便撰写商务便函,便函内容需包括下列信息:

1)该国经济(是发展中国家还是发达国家?);2)该国社会概况和主要价值观;3)该国偏向的沟通风格或模式(communication style/pattern),比如高语境文化或低语境文化(high/low context culture)。此外,你需要:1)思考从研究中学到了什么经验或者有意义的事情;2)讨论调研结果如何影响你的公司在国外建立合资企业;3)给这个合资企业提供一些建议。

3.3.3 任务

根据你选择的情境,请用英语撰写一封商务便函,并完成以下要求:

1)请访问联合国国情信息平台(https://unstats.un.org/unsd/dnss/cp/searchcp.aspx),在你选择的国家的页面里查找上述信息;

2)请阅读以下文章或者课本章节,以帮助你更好地了解跨文化交际:Goodman(2013)所著Intercultural Communication for Managers中的“Social Organization”和“Contexting and Face Saving”章节,以及Hofstede (2005)所著Dimensions of Culture。

研究过程

研究过程参考Goodman(2013:4)提出的跨文化交际能力提升“三步法”,即“意识、知识和技能”(awareness, knowledge, and skills):

第一阶段:加深理解跨文化交际的概念

在研究开始的第一周,向学生提供关于“什么是文化?”“什么是跨文化交际?它和跨文化工作场所的关系是什么?”等话题的讲座,以帮助他们更好地理解跨文化知识和交际的重要性。此外,要求每位学生在线讨论、分享指定阅读任务的读后感和个人反思。

第二阶段:学习比较不同文化的商务信函的写作特点及其原因

在研究进行的第二周,学生需完成以下任务:

首先,要求学生比较两篇由同一作者(Markel2012)针对不同国籍(美国和日本)读者的商务信函。要求学生解释作者在信中如何行文来满足不同受众的特定文化需求。为了完成这一任务,学生需要充分利用自己从讲座和阅读里学到的知识,包括文化聚焦的个体性或群体性、在工作和个人生活之间的距离性、社会阶层以及文化的高低语境。

其次,学生参加撰写跨文化研究的商务便函工作坊,以此帮助学生识别和应对可能出现的问题。这个环节最大的挑战是学生需要通过阅读文献和查阅网络资料来收集满足商务便函内容要求的信息。

最后,学生需要对总结的信息进行解释,从而体现文化蕴含对于建立该合资企业的意义。大部分学生可以完成信息总结的任务,但由于不能充分地理解阅读材料,导致不能认识文化蕴含在公司业务发展的意义。因此,工作坊起到引导学生关注这些问题的作用。

第三阶段:检测学生运用跨文化交际知识的技术写作能力

在研究进行的第三周,要求学生撰写并提交商务便函,用于评估其跨文化交际知识和能力。具体写作要求如下:请撰写300～350字的英语商务便函,需要包括两点要求:1)请描述你使用何种方式接触选择的情境。请提供详例来说明你如何改变自己的说话语气(tone),以获得更好的沟通和修辞情境(rhetoricalsituation);2)请简要说明从本任务中你学到了哪些关于跨文化交际的知识。该写作任务的评分标准见表1:

表1.写作任务评分标准

本研究收集和分析了三种类型的数据:1)学生在阅读跨文化交际相关文献后的反思;2)学生对商务便函研究任务的反思;3)学生商务便函的成绩。采用Elo&Kyngäs (2008)“定性内容分析法”(qualitative content analysis),本研究将学生的阅读反馈和商务便函作业收集起来,并利用质化研究分析软件NVivo进行编码(coding),从而总结出一些“涌现的主题”(emerging themes),用以回答提出的研究问题。

研究结果

4.1

阅读和反思能提高学生跨文化交际知识和意识

从学生的阅读反馈可知,阅读关于跨文化交际的概念和理论的文献有助于提高学生的跨文化意识和相关知识。

1)学生意识到跨文化交际在商务活动中的益处。学生5表示:“我个人觉得Goodman那本书对我帮助最大,因为它把世界上不同的文化差异进行了分类,并且告诉我们如何跟不同文化背景的人做生意打交道。有趣的是,西方人的观念里强调和尊重通过自己努力取得成功,并且淡化了家庭和事业的联系。而我们有些中国人所定义的成功人士则是一个人的社会地位迅速攀升,赚钱越多越能体现其成功。”学生19谈到:“布置的作业有新意,而且很实际。以前学过如何起草商务信函,但是感觉都是按照老师给的模版‘生搬硬套’‘千篇一律’。而这次活动里学到了一些新颖的知识,比如从两封给日本和美国客户的信中可以明白,作者写作的语气和修辞会对读者的期待及感受造成不一样的效果。这说明文化多样性对于我们能否在职场成功是很重要的。而且通过讨论,我可以从别的同学身上学到独到的见解,感觉就像每个人就是一个国家或一个民族,我们必须要学会尊重和理解别人的表达方式。”

2)学生通过理解高低语境,接受和尊重不同文化价值及沟通风格。学生3反馈:“以前,我很少会明白在不同的工作岗位或者环境下,我们应该怎么做。通过此次学习,我懂得像我们学翻译的同学们就是在不同的文化之间充当一个桥梁,而我们自身也要明白语言是跨文化交流的基础和载体。此外我们应该多接触不同的文化,积累更多的经验,也要学会尊重彼此的表达方式、风俗习惯,学会在特定文化下如何待人接物。”学生15强调:“通过阅读和讨论,我明白未来如何在不同的商业环境里跟不同文化背景和意识形态的人打交道。与中国截然相反,美国是一个低语境文化的国家,美国人说话很直截了当的(straightforward),而我们是高语境文化,交际时就更含蓄、更内敛的(reserved)。文章介绍说,美国人不喜欢在谈生意的时候花太多时间用于人际交往,这和我们中国人完全不一样,我们喜欢‘酒桌上谈生意’。如果两个不同国家的商人交流,会对彼此‘看不顺眼’或者‘丈二和尚摸不着头脑’吧。再比如中国人不喜欢在公共场合发表自己的想法,普遍认为‘沉默是金’,而美国人会认为中国人这样做很没有主见,其实沉默在我们的文化里还表示尊重、倾听和理解对方。我觉得参加这个活动带给我最大的收获是它提供了非常实用的信息,让我更深入地了解到两种不同的文化,而我以后也会把学到的知识应用到工作中去。”

4.2

商务便函可以提高学生的跨文化交际技能

从学生的书面作业反馈可知,跨文化交际类商务便函可以帮助学生提高其跨文化交际技能。

1)学生能够运用所学的跨文化交际知识去解决商务便函作业中遇到的挑战。例如,在给公司主管提供如何尊重合作伙伴的文化价值和习俗的实用建议,以及如何运用不同的文化交际风格去有效地完成公司的跨国生意时,学生7说道:“对于我来说,商务便函完成起来有难度,比如,如何检索到需要的并且正确和有用的信息还是很有挑战的,我选择的是向瑞士销售激光打印机。关于瑞士的经济、社会和主流价值观的内容并不难理解和查找。真正难的是我该如何把瑞士的经济和人民的生产生活与要推销的产品联系起来。瑞士在欧洲属于经济发达国家,它的金融体系和银行业很发达,也有很多跨国公司和国际组织的总部设立于该国。但是IT和办公自动化产业好像不是它的支柱产业或者重点。所以我在写建议书的时候,需要充分注意这一点。”学生1在她的反馈里解释:“商务便函的重点和难点我觉得主要在于如何合理地将恰当的沟通风格运用到实际的情境中去。不过幸好有相关的文献可以帮助我更好地理解对象国,我选的是日本,它是典型的高语境文化国家。日本人对于很直白或直接的交流会非常不适应,所以跟他们谈生意,不能一上来就劈头盖脸的报价,或者不顾及对方的感受一直做talker(健谈者),感觉很push(逼迫)人。选择这个话题,也让我联想到之前看过的几部关于商业的日剧,其情节确实和文章里提及的是一致的。”

2)学生学会接受和尊重不同文化特点下的商业交际行为。学生8提及:“这个作业任务带给我很多收获,此前我并没有意识到不同国家有不同的沟通风格,而且它们也会影响不同文化背景的人际关系。所以有时候说某人很‘粗鲁’,其实也许并不是说这个人没有教养或者性格上面有问题,很有可能是这个人所代表的国家或民族的一种文化偏好。我需要仔细考虑这些因素和细节,才能更好地为公司提供建设性意见。”另外,学生6也强调跨文化交际在不同商业活动中的实际运用。他解释说:“为了完成商务便函这个任务,我需要学习新知识,包括高语境和低语境文化,之前我对这些知识不了解。虽然是管理专业的学生,但是老师上课很少涉及像跨文化交际等方面的非商科的知识。我对顾全面子的(face-saving)这点印象深刻。亚洲人,尤其像我们中国人对这点非常重视,这是我们的传统,可是在美国文化里人们交流起来就很直接,他们有一说一,不像我们说话可能‘话外有话’,或者说‘弦外之音’。所以,当我扮演的角色是美方代表,在和像中国这样的高语境国家进行沟通和建立联系的时候,需要明白因为不同国家、民族和个人会有不同的意识和观念,所以也会造成交流上的不同,而这些交流的不同往往也体现在商业合作的细节上,所以说求同存异很重要。”

讨论

关于跨文化交际意识的讨论

首先,跨文化交际能力的“敏感性”(Chen & Starosta1997)在参与研究的学生中得以提高,因为学生整体表现出愿意接受并重视文化差异这一现象。就像学生9的阅读反思所述:“对其他文化和民族的尊重是我们人类社会维系彼此的重要方式,而且不仅仅体现在语言交流上,更体现在价值观和道德观等方面。”其次,构成跨文化交际能力的“意识”(Chen & Starosta 1998)和跨文化知识(Goodman 2013)也在学生中得以养成和获得。因此,学生们对未来进入跨文化职场充满信心。例如学生17在阅读反思中写道:“我也明白了不同语境的文化真的可以影响我们能否在商业谈判取得成功,能否成功建立跨国企业,或者如何抓住经济全球化带来的机遇。如果未来工作需要,我相信我可以更好地处理跨文化交际中出现的问题”。最后,研究结果也印证了Plankenet al.(2004)的结论,即跨文化交际任务可以提高学生对跨文化商务交流的理解,并增强其核心竞争力这一观点。

关于跨文化交际能力的讨论

问题2的研究结果显示,学生的跨文化交际技巧和能力有所提高,这也反映在学生商务便函作业成绩(见表2)中。例如,当遇到不同的文化现象时,学生不仅只关注表面现象,更会关注更深层次的意义。换言之,他们避免了因不同文化造成的主观臆断,而利用所学到的跨文化交际理论去解释和分析这些不同的文化行为,包括多元的文化观和价值观以及沟通风格和方式。学生8的作业反思非常具有代表性:“部分日本人给我的感觉是呆板、墨守陈规,在公共场合大家都面无表情,低头走路。事实上这是因为他们对不确定性有趋利避害的倾向,其个人情绪情感不愿意也不轻易地展现在公众视野下。”

表2.学生商务便函作业成绩

通过表2可知,大部分学生可以成功完成写作任务。首先,有四名学生的成绩为A,说明他们可以很好提炼信息并且有针对性地分析所得信息,从而为公司在对象国建立合资企业提供有效和实用的建议。其次,有13名学生的成绩为B,说明这些学生基本可以按照要求完成对所需信息的处理,从而可以为公司在对象国建立合资企业提供一些有益的建议。这个得分比例也代表了参加研究的大部分学生的情况:他们对跨文化交流的重要性和能力要求都有较明确的了解,并且愿意付出时间和精力去思考并分析相关的问题。另外有三名学生的成绩为C,说明他们不能有效地分析和处理信息,但是仍然可以提供有限的建议。最后,在22名学生中只有两个人的成绩为D,其主要原因是对跨文化知识掌握不全面,选择的方案不完全符合对象国的文化和商业特征。但是总体来说,没有学生在这项任务里作业成绩是不及格的。

商务便函写作的整体成绩说明,学生须加倍努力并且主动利用所学知识来创作有效和适合的跨文化交际便函,这是因为“如何检索到需要的并且正确和有用的信息还是很有挑战性的”(学生7的作业反思)。因此学生需要具备一定的批判性思维、分析技巧和写作能力从而对研究的信息和跨文化交际的情境进行有效总结和提炼,进而用有条理的商务便函形式解决跨文化真实情境出现的问题。正如Kratzke&Bertolo(2013:107)所言,学生的反思可以“激发他们对于其他文化的态度以及处理技巧”,本研究也表明学生的通用学术能力(general academicability)如写作能力和反思能力,与他们的跨文化交际能力之间有着非常重要和密切的联系。

结语

本研究证明,在技术写作课堂使用商务便函可以帮助学生掌握未来职场所需的跨文化交际知识,便于提高他们的跨文化交际能力,同时也揭示了教师需要探索更加有效的教学方法去激励学生投入到跨文化知识和能力的学习过程中。

建议未来的研究可以集中在以全球化进程和中国国情为背景的跨文化交际能力培养,进一步完善国内技术写作课的课程设计和相关教学评估等方面。由于时间和参与者的局限性,本研究实验周期相对较短,数据收集相对单一和有限,未来可以延长实验周期,增加样本数量,以求获得更多样、更可靠和更有新意的研究结果。

本文来源：

[1]李放,刘颖勤.利用商务便函写作提高大学生跨文化交际能力的实证研究[J].西安外国语大学学报,2022,30(03):79-83.

DOI:10.16362/j.cnki.cn61-1457/h.2022.03.019.

免责声明：

原文载于《西安外国语大学学报》（北大核心 CSSCI扩展版 AMI扩展），所刊载内容仅供学术交流参考之用，不作任何商业用途，文章版权归原作者或原版权人所有。我们尊重版权保护，如有问题请联系我们，谢谢！

Thanks for being with us.

❖ 欢迎分享到朋友圈哦 ❖

相关阅读

重磅发布 | 京津冀智能外语教育教学创新与发展论坛（附报名通道）